5 CHIẾN LƯỢC GIÚP NHÂN VIÊN VƯỢT QUA KHỦNG HOẢNG
Wei Zheng, Harvard Business Review
Đại dịch Covid-19 đã “cách ly” mọi người ra khỏi nơi làm việc, đồng nghiệp và cả những thói quen thường nhật. Trong nhiều trường hợp, nó gây thêm stress, dẫn đến việc tinh thần bị sa sút và sự gắn kết của các nhân viên bị phá vỡ - hậu quả dẫn đến năng suất công việc giảm rõ rệt. Đó là lý do tại sao việc thúc đẩy hòa nhập lại môi trường làm việc lại rất cần thiết ngay bây giờ.
Vào giai đoạn đầu của đại dịch, cụ thể vào tháng 4, tôi đã tiến hành cuộc nghiên cứu để tìm ra cách các chuyên gia phản ứng lại với sự gián đoạn không thể lường trước, như là một cuộc khủng hoảng toàn cầu. Tôi đã khảo sát 187 người thuộc nhiều ngành nghề khác nhau ở New York và New Jersey, hai bang chịu ảnh hưởng nặng nề nhất ở những ngày đầu đại dịch. Bằng cách phân tích 253 câu chuyện, tôi đã xác định được một số đặc điểm cụ thể trong hành vi của lãnh đạo mà qua đó nhân viên cảm thấy ổn định, nâng cao vị thế và hòa nhập lại bất chấp sự khủng hoảng. Mặc dù nghiên cứu được thực hiện vào khoảng thời gian đầu của đại dịch, nhưng những gợi ý sau đây có liên quan mật thiết đến cuộc khủng hoảng vốn đang diễn ra và thay đổi từng ngày.
1. Bày tỏ sự đánh giá cao
Hành vi được nhắc tới nhiều nhất (chiếm 44% trên tổng số người được hỏi) là công nhận, khen ngợi và thể hiện sự đánh giá cao đối với việc làm, sự cống hiến, nỗ lực và những gì họ đã đóng góp. Một vài người tham gia nhắc đến những hành động nhỏ của cấp trên như nói lời cảm ơn khi họ hoàn thành tốt công việc hay gửi email ghi nhận nỗ lực của họ. Số khác thì nhắc đến những hành động dễ thấy hơn của sếp như nói về thành tích của một nhân viên trong cuộc họp, đề cập đến công việc của họ trong cuộc họp có sự xuất hiện của các nhà quản lý thậm chí đưa họ cơ hội làm việc với những lãnh đạo cấp cao. Một người tham gia chia sẻ rằng ngay cả khi người giám sát biết cô không thể tập trung tối đa vào các dự án đã diễn ra trước đó do đại dịch, anh ta vẫn yêu cầu cô chia sẻ những thứ cô đang làm trong cuộc họp để đồng nghiệp nhận thức và hiểu được những gì cô ấy đã đóng góp cho công ty. Việc làm này khiến cho người được hỏi cảm thấy tự hào và được công nhận trong giai đoạn hạn chế tiếp xúc với đồng nghiệp và nỗi sợ về công việc đảm bảo và tương lai tăng cao.
2. Cá nhân hóa hỗ trợ
Khi lãnh đạo nắm bắt được nhu cầu, sở thích và hoàn cảnh của nhân viên khi sắp xếp công việc, nhân viên cảm thấy sự hỗ trợ này là dành riêng cho họ để giúp họ hoàn thành mục tiêu công việc. Việc làm này (được 21% người tham gia đề cập) không chỉ phù hợp trong giai đoạn đầu của đại dịch mà còn phù hợp cả khi cuộc khủng hoảng đang tiếp diễn. Mỗi người có một hoàn cảnh gia đình, sắp xếp cuộc sống và điều kiện kinh tế - xã hội khác nhau, thậm chí mức độ quen thuộc với công nghệ làm việc từ xa và các kĩ thuật “hiệu quả nhất” cũng khác nhau.
Một vài người tham gia kể rằng lãnh đạo thường hỏi họ về việc họ và gia đình đang sống như thế nào, nhận thức về những thử thách đang gặp phải và chứng tỏ đã sẵn sàng để đối mặt. Vài người bảo rằng sếp và người quản lý sắp xếp gặp riêng họ để đưa ra thêm định hướng và phân bổ lại nhiệm vụ giữa các thành viên để đáp ứng mọi nhu cầu khác nhau và luôn thay đổi. Một người tham gia khảo sát - đã trải qua quá trình chuyển đổi khó khăn sang làm việc từ xa khi học tại nhà - cho biết rằng người giám sát của anh ấy nói sẽ cố gắng hết sức giúp đỡ anh ta bất cứ điều gì anh ta cần, bao gồm cả việc giảm tải nhiệm vụ cho người có băng thông. Những hành động như này, theo báo cáo, giúp mọi người cảm thấy bớt căng thẳng hơn, trải nghiệm cảm giác tích cực hơn đối với lãnh đạo và nhóm của họ, đồng thời tạo ra bầu không khí tin tưởng và thấu hiểu, điều thúc đẩy họ dấn thân hơn vào công việc.
3. Lắng nghe nhân viên trong việc đưa ra quyết định
Trong thời điểm nhiều bất ổn và căng thẳng, một số người tham gia (chiếm 15%) lưu ý rằng họ đánh giá cao các lãnh đạo tìm kiếm và hành động theo ý kiến đóng góp của họ. Những người tham gia này đề cập rằng kinh nghiệm làm việc của họ khi các lãnh đạo mời họ nêu ra vấn đề ngay lập tức, tổ chức các cuộc họp “ý kiến của bạn là gì”, thêm họ vào các cuộc thảo luận nơi các nhóm đang hoạt động, và tổ chức các diễn đàn mở thường niên để họ đặt câu hỏi và chia sẻ suy nghĩ bản thân. Họ cho biết họ cảm nhận được sự tin tưởng, sự coi trọng và được đối xử như chính người nhà. Một người tham gia đề cập rằng người giám sát yêu cầu cô ta tạo ra một quy trình đánh giá để giúp đưa ra quyết định, điều này chứng tỏ cô ta có năng lực, đáng tin cậy và là một phần không thể thiếu của nhóm.
4. Đặt niềm tin vào nhân viên khi được giao trách nhiệm mới
Điều này có vẻ phản trực giác vì băng thông tinh thần của mọi người thường bị hạn chế trong thời gian khủng hoảng và gián đoạn, nhưng 13% người tham gia lại cho rằng họ cảm thấy quyền lực khi được giao nhiệm vụ mới ngay cả khi các tổ chức đang phải vật lộn với những thách thức từ đại dịch. Điều này bao gồm việc đảm nhận các nhiệm vụ quản lý khi người giám sát quá tải với các công việc thêm để đưa ra các sáng kiến mới và cố vấn cho các đồng nghiệp nhờ vào kiến thức chuyên môn hiện có hoặc kinh nghiệm làm việc từ xa. Những trách nhiệm mới này đã mang lại cho nhân viên sự tự tin và cơ hội để thấu hiểu đồng nghiệp hơn, khiến họ cảm thấy mình quan trọng đối với sự thành công của cả nhóm.
Có một số câu hỏi hữu ích mà các lãnh đạo có thể tự đặt ra cho chính bản thân: Bạn có xu hướng hòa nhập với một số người hơn cả những người còn lại không? Có những người bạn đang vô tình bỏ rơi? Nói cách khác, bạn có xu hướng giao nhiệm vụ mới cho những người quen thuộc thay vì những người đáp ứng tốt nhất các tiêu chí cho một nhiệm vụ hoặc một dự án nhất định không?
5. Xác định rõ thời gian và không gian cho đội ngũ được kết nối
Những người tham gia (10%) cho biết những lợi ích quan trọng khi lãnh đạo tạo cơ hội cụ thể để mọi người có thể kết nối và gắn kết lại với nhau. Có thể kể đến giờ café giải lao, giờ vui vẻ, giờ trưa, thời gian chia sẻ câu chuyện thậm chí chơi game qua Zoom. Một người tham gia kể về cuộc họp thường kỳ “Ngày thứ 6 khao khát”, nơi mọi người mang đồ uống đến các cuộc họp nhóm và chơi các trò như “Hai sự thật và một lời nói dối”, trò đố vui, chỉ để giải tỏa mọi thứ. Những cách làm này giúp mọi người hiểu nhau hơn trong không gian thoải mái, giúp giảm bớt căng thẳng và thúc đẩy họ hoàn thành tốt công việc được giao. Một người tham gia khác cho biết rằng: “Nếu bạn cảm thấy mình thuộc về một nhóm thay vì một cá nhân đóng góp, bạn phải chịu trách nhiệm trước các đồng nghiệp- theo tôi, điều này quyền lực hay cả sếp- [và] đó không phải là tất cả về tiền bạc.
Mặc dù đại dịch đã đẩy chúng ta vào những thách thức không lường trước được, nhưng nó cũng tạo cơ hội cho các lãnh đạo suy ngẫm về cách thức thể hiện hành vi hỗ trợ và hòa nhập cho các nhóm và công ty. Một số đề xuất đến một cách tự nhiên hơn so với những thứ khác; nhưng khi chúng ta tiếp tục vật lộn với những dư âm đang diễn ra của đại dịch, cách tiếp cận lãnh đạo tốt nhất là nhấn mạnh vào những thứ được cho là điểm mạnh của mình đồng thời trau dồi và luyện tập những thứ còn gặp khó khăn. Tìm kiếm những cách mới để mở rộng hành vi hòa nhập bằng cách kết hợp một số phương pháp mới. Phải điều hướng các thảm họa không lường trước được và thảm họa khi diễn ra cuộc lãnh đạo kiểm tra đại dịch; nhưng nó cũng có thể giúp bạn mở rộng vùng an toàn của chính mình đồng thời mở rộng khả năng vượt qua khủng hoảng của bạn.
__________________
