Mỗi người mỗi ngày đều có một vạn công việc để làm. Nhưng có người biết sắp xếp ngày làm việc của mình hiệu quả. Có người bơi tự do, ngụp lặn cả đời. Trong thời gian làm việc tại Việt Nam, tôi thấy kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả là một trong những kỹ năng kém nhất của các bạn trẻ. Nhiều khi check list danh sách công việc cần làm còn chưa xong, nói chi đến chuyện sắp xếp thứ tự ưu tiên.

Giờ, ghi lại cho các bạn 9 bước để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên từ một bài viết tôi đánh giá cao, giúp bạn quản trị thời gian tốt hơn đây nha:

1. Xây dựng Master checklist - danh sách công việc tổng thể của dự án, rồi sau đó bẻ nhỏ ra thành danh sách công việc cần làm theo tháng, theo tuần, theo ngày. Làm ơn, đừng "em nhớ" ở trong đầu mà không ghi ra, sắp xếp, trình bày rõ ràng. Không ai trên đời này nhớ hết cần làm gì, lúc nào, với ai đâu.

2. Sắp xếp đầu việc theo biểu đồ QUAN TRỌNG / GẤP của Eisenhower để biết việc gì vừa gấp vừa quan trọng, việc gì gấp nhưng không quan trọng, việc gì quan trọng như không gấp, việc gì không gấp cũng chẳng quan trọng. Nói tới đó là đã hiểu cần phải ưu tiên như thế nào rồi đúng không? Nhớ nguyên tắc 80/20 nha, 20% việc bạn làm ảnh hưởng 80% thành công của bạn. Vậy thì đương nhiên phải chọn làm 20% này trước. Canh theo đây nha:

• Quan trọng & gấp: làm ngay, ưu tiên 1

• Quan trọng, nhưng không gấp: quyết định khi nào sẽ làm những việc này và lên kế hoạch thời gian thực hiện rõ ràng

• Gấp, nhưng không quan trọng: giao việc này cho người khác

• Không gấp, cũng không quan trọng: bỏ ra khỏi kế hoạch luôn. Nhiều khi chính những việc này đang làm bạn rối lên

3. Xây dựng check list công việc theo thứ tự ưu tiên hàng ngày, thực hiện cuối ngày hôm trước chuẩn bị cho ngày hôm sau. Như vậy, khi bạn bắt đầu ngày mới, bạn chỉ việc tập trung vào thực hiện các công việc đã được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên mà thôi. Cuối ngày, bạn lại chuẩn bị cho ngày hôm sau.

4. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhóm công việc có cùng tính chất, ví dụ đều quan trọng và gấp bằng phương pháp ABCDE như sau:

Trong đó, A là quan trọng nhất, B là quan trọng, C là ít quan trọng nhất. Sau khi sắp xếp thành ABCDE rồi thì bắt đầu đánh số thứ tự. Ví dụ A1 là quan trọng và cần làm trước, rồi tới A2, A3, rồi mới tới B1, B2, B3, vv. Cách này làm bạn hết sức rõ ràng về thứ tự ưu tiên lần nữa.

5. Muốn làm việc hiệu quả thì chuyện quan trọng mà khó khăn to lớn nhất làm trước. Tiếng Anh gọi là eating the frog - ăn con ếch trước, và đừng né tránh, chọn làm gì khác hay nhảy qua việc khác khi chưa hoàn thành cái task này. Đầu ngày, khi năng lượng đang dồi dào, hãy dành cho việc khó. Sau khi hoàn thành việc này, bạn tự động sẽ có cảm giác đã đạt thành tích trong ngày và sẽ có động lực làm nhiều việc khác hơn.

6. Sắp xếp thứ tự ưu tiên trong cuộc đời bằng phương pháp 5/25 của Warren Buffet. Đây là câu chuyện Warren Buffet đã dạy cho phi công của mình cách tập trung vào những mục tiêu đáng theo đuổi để thành công. Trước hết, bạn có thể ghi ra 25 mục tiêu trong cuộc đời mình, dù đó là sự nghiệp, học hành, gia đình, giải trí hay bất kỳ điều gì mà bạn muốn thực hiện. Sau đó, suy nghĩ và chọn 5 trong số 25 mục tiêu đó đưa vào những mục tiêu bạn sẽ tập trung thực hiện. Phần còn lại đương nhiên nằm trong list các mục tiêu không cần để ý. Cách làm này giúp những người có quá nhiều thứ muốn làm, muốn theo đuổi có thể tập trung vào những mục tiêu quan trọng hơn trước, tránh loay hoay, lạc bước, hay mất tập trung.

7. Giữ tư duy linh hoạt để tránh phải đeo đuổi những mục tiêu không còn quan trọng hoặc liên quan trong hoàn cảnh, ngữ cảnh mới. Có khi, bạn chọn một mục tiêu nào đó và nó quan trọng trong hoàn cảnh bạn chọn. Tuy nhiên, thế giới thay đổi, công nghệ thay đổi, hoàn cảnh và con người thay đổi, thì mục tiêu cũng hoàn toàn phải thay đổi theo. Đừng cứng đầu, cứng nhắc, mày mặt, cố chấp ép mình phải thực hiện cho được mục tiêu đã không còn quan trọng.

Khi thấy hoàn cảnh yêu cầu phải bỏ mục tiêu cũ và xây dựng mục tiêu mới, hãy làm điều đó một cách nhanh chóng, linh hoạt, không cần suy nghĩ quá phức tạp. Agile Mindset - Tư duy linh hoạt là tư duy quan trọng nhất của thế kỷ 21, giúp bạn hội nhập thành công hơn vào tương lai bất định. 

8. Làm việc gì hôm nay để ngày mai và tương lai rảnh hơn, khoẻ hơn, hiệu quả hơn? Sắp đặt thứ tự ưu tiên không chỉ về công việc mà còn về quản trị thời gian hiệu quả. Do đó, thay vì chỉ hỏi mình việc quan trọng nhất tôi cần làm hôm nay là gì thì thay bằng câu hỏi, việc quan trọng nhất tôi cần làm hôm nay để ngày mai để ngày mai hiệu quả hơn là gì.

9. Đồng hồ sinh học của mỗi người khác nhau, và quan trọng là bạn phải theo dõi và ghi nhận thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình trong ngày là lúc nào. Ví dụ tôi sẽ làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng khi bắt đầu, và từ trưa trở về chiều là thời gian kém hiệu quả nhất. Biết vậy, tôi sẽ sắp xếp những công việc quan trọng nhất vào thời gian tôi làm việc hiệu quả nhất để kết quả công việc xuất sắc nhất. Thời gian khác, tôi sẽ dành để giải quyết những công việc kém quan trọng hơn. Mỗi người đều có thời gian hiệu quả khác nhau. Bạn nên hiểu mình, biết mình, và vận hành theo đồng hồ sinh học của mình để cảm thấy thoải mái, vui vẻ, và hiệu quả.

__________________

Nguồn: https://rescuetime.wpengine.com/how-to-prioritize/#eisenhower-matrix 

Biên dịch: Nguyễn Phi Vân